Создание сводных таблиц в Microsoft Excel

Содержание

Сводные таблицы Excel предоставляют возможность юзерам в одном месте группировать значимые объемы инфы, содержащейся в массивных таблицах, также составлять всеохватывающие отчеты. Их значения обновляются автоматом при изменении значения хоть какой связанной с ними таблицы. Давайте выясним, как сделать таковой объект в Microsoft Excel.

Создание сводной таблицы в Excel

Так как зависимо от результата, который желает получить юзер, сводная таблица может быть как обычной, так и трудно составленной, мы разглядим два метода ее сотворения: вручную и с помощью встроенного в программку инструмента. Дополнительно поведаем, как настраиваются такие объекты.

Вариант 1: Рядовая сводная таблица

Мы будем рассматривать процесс сотворения на примере Microsoft Excel 2010, но метод применим и для других современных версий этого приложения.

1. За базу возьмем таблицу выплат зарплаты работникам предприятия. В ней указаны имена работников, пол, категория, дата и сумма выплаты. Другими словами каждому эпизоду выплаты отдельному работнику соответствует отдельная строка. Нам предстоит сгруппировать беспорядочно расположенные данные в этой таблице в одну сводную таблицу, при всем этом сведения будут браться только за 3-ий квартал 2016 года. Поглядим, как это сделать на определенном примере.
2. Сначала преобразуем начальную таблицу в динамическую. Это необходимо для того, чтоб при добавлении строк и других данных они автоматом подтягивались в сводную таблицу. Наводим курсор на всякую ячейку, потом в расположенном на ленте блоке «Стили» кликаем по кнопке «Форматировать как таблицу» и избираем хоть какой понравившийся стиль таблицы.

Раскрывается диалоговое окно, которое нам предлагает указать координаты расположения таблицы. Вобщем, по дефлоту координаты, которые предлагает программка, и так обхватывают всю таблицу. Так что нам остается только согласиться и надавить на «OK». Но юзеры должны знать, что при желании они здесь могут поменять эти характеристики.

Таблица преобразуется в динамическую и автоматом растягивающуюся. Она также получает имя, которое при желании юзер может поменять на хоть какое комфортное ему. Просмотреть либо поменять имя можно на вкладке «Конструктор».

Чтоб конкретно начать создание, избираем вкладку «Вставка». Тут нажимаем на первую кнопку в ленте, которая так и именуется «Сводная таблица». Раскроется меню, где следует избрать, что мы собираемся создавать: таблицу либо диаграмму. В конце жмем «Сводная таблица».

В новеньком окне нам снова нужно избрать спектр либо заглавие таблицы. Как лицезреем, программка уже сама подтянула имя нашей таблицы, так что здесь ничего больше делать не надо. В нижней части диалогового окна можно избрать место, где будет создаваться сводная таблица: на новеньком листе (по дефлоту) либо на этом же. Естественно, почти всегда намного удобнее держать ее на отдельном листе.

После чего на новеньком листе раскроется форма сотворения сводной таблицы.

В правой части окна размещен перечень полей, а ниже четыре области: наименования строк, наименования столбцов, значения, фильтр отчета. Просто перетаскиваем мышкой нужные нам поля таблицы в надлежащие потребностям области. Здесь не существует какого-нибудь точного установленного правила, какие поля следует перемещать, ведь все находится в зависимости от таблицы-первоисточника и от определенных задач, которые могут изменяться.

В определенном случае мы переместили поля «Пол» и «Дата» в область «Фильтр отчета», «Категория персонала» — в «Названия столбцов», «Имя» — в «Название строк», «Сумма заработной платы» — в «Значения». Необходимо подчеркнуть, что все арифметические расчеты данных, подтянутых из другой таблицы, вероятны исключительно в последней области. Во время того, как мы проделывали такие манипуляции с переносом полей в области, соответственно изменялась и сама таблица в левой части окна.

Вышла вот такая сводная таблица. Над ней показываются фильтры по полу и дате.

Вариант 2: Мастер сводных таблиц

Сделать сводную таблицу можно, применив инструмент «Мастер сводных таблиц», но для этого сходу необходимо вывести его на «Панель резвого доступа».

1. Перебегаем в пункт меню «Файл» и кликаем на «Параметры».

Заходим в раздел «Панель резвого доступа» и избираем команды из команд на ленте. В перечне частей ищем «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Выделяем его, нажимаем на кнопку «Добавить», а позже «OK».

В итоге наших действий на «Панели резвого доступа» появился новый значок. Кликаем по нему.

После чего раскрывается «Мастер сводных таблиц». Есть четыре варианта источника данных, откуда будет формироваться сводная таблица, из которых указываем подходящий. Понизу следует избрать, что мы собираемся создавать: сводную таблицу либо диаграмму. Осуществляем выбор и идем «Далее».

Возникает окно с спектром таблицы с данными, который при желании можно поменять. Нам этого делать не нужно, потому просто перебегаем «Далее».

Потом «Мастер сводных таблиц» предлагает избрать место, где будет располагаться новый объект: на этом же листе либо на новеньком. Делаем выбор и подтверждаем его кнопкой «Готово».

Раскроется новый лист в точности с таковой же формой, которая была при обыкновенном методе сотворения сводной таблицы.

Все последующие деяния производятся по тому же методу, который был описан выше (см. Вариант 1).

Настройка сводной таблицы

Как мы помним из критерий намеченной цели, в таблице должны остаться данные только за 3-ий квартал. Пока же показываются сведения за весь период. Покажем пример, как можно произвести ее настройку.

1. Для приведения таблицы к подходящему виду кликаем на кнопку около фильтра «Дата». В нем устанавливаем галочку напротив надписи «Выделить несколько элементов». Дальше снимаем галочки со всех дат, которые не вписываются в период третьего квартала. В нашем случае это всего только одна дата. Подтверждаем действие.

Таким же образом мы можем пользоваться фильтром по полу и избрать для отчета, к примеру, только одних парней.

Сводная таблица заполучила таковой вид.

Для демонстрации того, что управлять информацией в таблице можно как угодно, опять открываем форму перечня полей. Перебегаем на вкладку «Параметры», и щелкаем на «Список полей». Перемещаем поле «Дата» из области «Фильтр отчета» в «Название строк», а меж полями «Категория персонала» и «Пол» производим обмен областями. Все операции исполняем при помощи обычного перетягивания частей.

Сейчас таблица смотрится совершенно по-другому. Столбцы делятся по полам, в строчках появилась разбивка по месяцам, а фильтрацию сейчас можно производить по категории персонала.

Если же в перечне полей заглавие строк переместить и поставить выше дату, чем имя, тогда конкретно даты выплат будут разделяться на имена служащих.

Можно также показать числовые значения таблицы в виде гистограммы. Для этого выделяем ячейку с числовым значением, заходим на вкладку «Главная», нажимаем «Условное форматирование», избираем пункт «Гистограммы» и указываем понравившийся вид.

Гистограмма возникает исключительно в одной ячейке. Чтоб применить правило гистограммы для всех ячеек таблицы, кликаем на кнопку, которая появилась рядом с гистограммой, и в открывшемся окне переводим тумблер в позицию «Ко всем ячейкам».

В конечном итоге наша сводная таблица стала смотреться более представительно.

2-ой метод сотворения предоставляет больше дополнительных способностей, но почти всегда функциональности первого варианта полностью довольно для выполнения намеченных целей. Сводные таблицы могут сформировывать данные в отчеты по фактически хоть каким аспектам, которые укажет юзер в настройках.

Источник: lumpics.ru